Hóa đơn lập không đúng thời điểm: Khi nào được xem là hợp pháp?

21/01/2026

Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm là vấn đề phổ biến trong hoạt động kinh doanh mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Những tình huống này có thể gây ra sự khó khăn trong việc quản lý và thủ tục thuế. Tuy nhiên, theo quy định tại Công văn 585/TCT-CS năm 2025, có những trường hợp hóa đơn lập không đúng thời điểm vẫn được coi là hợp pháp. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định liên quan đến hóa đơn lập muộn, so sánh với các quy định hiện hành và cung cấp hướng dẫn thực tế cho doanh nghiệp.

1. Trường hợp hóa đơn lập không đúng thời điểm được coi là hợp pháp

1.1. Các quy định cơ bản

Theo Công văn 585/TCT-CS, nếu hóa đơn lập không đúng thời điểm theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhưng không thuộc vào các trường hợp vi phạm tại khoản 9 Điều 3 của nghị định này, thì hóa đơn đó vẫn được coi là hợp pháp. Các yếu tố quyết định bao gồm:

Hình thức và nội dung: Hóa đơn cần phải đảm bảo đúng và đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, hóa đơn phải có thông tin về người bán, người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ, số tiền thanh toán, và các thông tin khác theo yêu cầu.
Không vi phạm quy định: Hóa đơn không được rơi vào các trường hợp vi phạm như:
- Sử dụng hóa đơn giả.
- Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng.
- Hóa đơn đã bị ngừng sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế.

1.2. Hậu quả của việc lập hóa đơn không đúng thời điểm

Nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng hóa đơn vẫn được coi là hợp pháp, doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt về vi phạm quy định lập hóa đơn theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý đến việc quản lý dữ liệu hóa đơn để tránh tình trạng này xảy ra thường xuyên, bởi việc quản lý sai có thể dẫn đến những rắc rối khác trong tương lai.

2. Quy định về thời điểm lập hóa đơn

2.1. Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với việc bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Cần lưu ý về việc xuất khẩu hàng hóa. Hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn giá trị gia tăng phải được xác định không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo khi hàng hóa được thông quan. Điều này nhằm tránh trường hợp lập hóa đơn nhưng không có sự ghi nhận về sự chính xác của thời gian giao hàng.

2.2. Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp bên cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp, thời điểm lập hóa đơn sẽ là thời điểm thu tiền.

Hóa đơn cũng cần được lập cho các dịch vụ cung cấp định kỳ. Với các dịch vụ này, thời điểm hóa đơn sẽ phụ thuộc vào quy định cụ thể trong hợp đồng giữa các bên và phải được thực hiện một cách chính xác để tránh những sai sót không cần thiết.

2.3. Những trường hợp đặc biệt

Ngoài các quy định chung, còn có một số trường hợp mà thời điểm lập hóa đơn được quy định khác biệt:

Bán hàng theo kỳ: Các công ty bán hàng hóa lớn có thể lập hóa đơn sau khi đối chiếu dữ liệu hàng hóa nhưng không muộn hơn 7 ngày so với tháng phát sinh.
Dịch vụ viễn thông: Thời điểm lập hóa đơn phải ghi nhận theo dữ liệu sử dụng, và không được muộn hơn 2 tháng kể từ khi dịch vụ phát sinh.

Hóa đơn lập không đúng thời điểm

>>> Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN khi có thu nhập từ nhiều nguồn, áp dụng 14/02/2026.

3. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn lập không đúng thời điểm

3.1. Đảm bảo thông tin hợp lệ

Khi lập hóa đơn dù không đúng thời điểm, doanh nghiệp nên kiểm tra và đảm bảo rằng các thông tin ghi trên hóa đơn vẫn phải theo đúng yêu cầu về hình thức và nội dung. Một số bước quan trọng bao gồm:

Bảo đảm đầy đủ thông tin: Hóa đơn phải có thông tin về người bán, người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp, số tiền cần thanh toán, và số định danh cá nhân (nếu có). Điều này giúp cho việc kiểm tra và đối chiếu thông tin sau này suôn sẻ hơn.
Kiểm tra pháp lý: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hóa đơn không nằm trong danh sách các hóa đơn không hợp pháp theo quy định của pháp luật, để tránh bị sự cố không mong muốn.

3.2. Cách khắc phục nếu hóa đơn lập không đúng thời điểm

Nếu hóa đơn lập không đúng theo quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

Ghi rõ ngày lập hóa đơn: Cần ghi chú rõ ràng về ngày lập hóa đơn trên tài liệu nội bộ của công ty để tránh những hiểu lầm trong tương lai. Ghi nhận thông tin rõ ràng sẽ giúp dễ dàng trong việc kiểm tra sau này.
Báo cáo lên cơ quan thuế: Doanh nghiệp nên thông báo cho cơ quan thuế về tình trạng hóa đơn để điều chỉnh và tránh bị xử phạt. Cần xác định thời gian cần báo cáo để đảm bảo không vi phạm quy định.

4. Lợi ích và hạn chế khi hóa đơn lập không đúng thời điểm

4.1. Lợi ích

Việc xác nhận hóa đơn lập không đúng thời điểm là hợp pháp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Nếu hóa đơn đảm bảo các yêu cầu pháp lý khác, doanh nghiệp sẽ không bị phạt. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc kinh doanh mà không lo về các vấn đề pháp lý liên quan.
Duy trì hoạt động kinh doanh: Bảo đảm không bị gián đoạn trong hoạt động kinh doanh khi có hóa đơn chưa hợp lệ. Việc này giúp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác.

4.2. Hạn chế

Tuy nhiên, việc lập hóa đơn không đúng thời điểm cũng có những hạn chế:

Khó khăn trong kiểm soát nội bộ: Việc thiếu sự chính xác trong lập hóa đơn có thể dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát tài chính. Doanh nghiệp có thể gặp rắc rối khi báo cáo tài chính nếu không quản lý hóa đơn một cách chặt chẽ.
Khiếu nại từ khách hàng: Hóa đơn lập không đúng thời điểm có thể khiến khách hàng không hài lòng và dẫn đến khiếu nại, ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp.

Hóa đơn lập không đúng thời điểm

>>> Xem thêm: Trường hợp chậm nộp hồ sơ khai thuế do thay đổi kỳ khai thuế: Không bị xử phạt khi phải nộp lại.

Kết luận

Việc hiểu rõ các quy định liên quan đến hóa đơn lập không đúng thời điểm rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Công văn 585/TCT-CS năm 2025 đã chỉ rõ các quy định giúp các doanh nghiệp có thể hoạt động mà không lo sợ về các hóa đơn lập muộn. Để duy trì hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các quy định một cách đúng đắn và nghiêm túc.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ liên quan đến quy định hóa đơn và các thủ tục kế toán, hãy liên hệ với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc ghé thăm văn phòng trực tiếp. Đội ngũ chuyên viên tại đây luôn sẵn sàng giúp đỡ bạn với các vấn đề pháp lý và thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo quyền lợi của bạn được bảo vệ tốt nhất.

>>> Tham khảo: Danh mục hồ sơ khai thuế theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP: Những thay đổi quan trọng từ 14/02/2026.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.