Quy định xử phạt hành chính trong lĩnh vực lưu trữ

23/01/2026

Ngày 21/01/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định 31/2026/NĐ-CP, quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực lưu trữ. Nghị định này không chỉ đánh dấu một bước quan trọng trong công tác quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ, mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả của hệ thống lưu trữ quốc gia. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết về Nghị định 31/2026/NĐ-CP, các hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả, quyền lợi, nghĩa vụ của các tổ chức cá nhân liên quan, cũng như những tác động tiềm năng đến ngành lưu trữ.

1. Quy định mới trong Nghị định 31/2026/NĐ-CP

1.1. Hình thức xử phạt

Nghị định 31/2026/NĐ-CP quy định rõ ràng các hình thức xử phạt đối với hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ. Các hình thức chính bao gồm:

Cảnh cáo: Là hình thức xử phạt nhẹ nhất, áp dụng cho các vi phạm không nghiêm trọng nhưng cần khắc phục. Cảnh cáo sẽ được ghi nhận trong hồ sơ của tổ chức hoặc cá nhân.
Phạt tiền:
- Mức phạt tối đa đối với cá nhân là 30.000.000 đồng.
- Mức phạt tối đa đối với tổ chức là 60.000.000 đồng.

Việc áp dụng mức phạt tiền này nhằm tạo ra sức ép buộc đối với các tổ chức và cá nhân trong việc tuân thủ luật pháp, đồng thời góp phần bảo vệ tài liệu và thông tin lưu trữ.

1.2. Hình thức xử phạt bổ sung

Ngoài các hình thức xử phạt chính, Nghị định 31/2026 còn quy định về hình thức bổ sung:

Tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ: Hình thức áp dụng từ 03 tháng đến 06 tháng, tùy thuộc vào mức độ vi phạm nghiêm trọng. Điều này đảm bảo rằng những cá nhân không tuân thủ quy định sẽ không được phép tiếp tục hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ cho đến khi chứng minh đủ khả năng và trách nhiệm.

1.3. Biện pháp khắc phục hậu quả

Nghị định cũng đặt ra các biện pháp khắc phục hậu quả trong lĩnh vực lưu trữ, bao gồm:

Phục hồi tình trạng ban đầu: Các tổ chức hoặc cá nhân vi phạm cần phải khôi phục lại tình trạng lưu trữ như trước khi các vi phạm xảy ra, chẳng hạn khôi phục các tài liệu, hồ sơ đã bị sai lệch hoặc thiếu sót.
Biện pháp sửa chữa: Các cá nhân hoặc tổ chức cần thực hiện theo đúng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để khắc phục tình trạng vi phạm, bao gồm việc cung cấp tài liệu chứng minh việc khắc phục.
Các biện pháp khác: Các biện pháp khắc phục khác được quy định rõ ràng tại các Điều 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, và 13 của nghị định, nhằm đảm bảo rằng mọi vi phạm đều được giải quyết triệt để.

2. Nguyên tắc và thẩm quyền xử phạt

2.1. Nguyên tắc xử phạt

Việc xử phạt hành chính trong lĩnh vực lưu trữ phải tuân thủ theo nguyên tắc như sau:

Công khai và minh bạch: Mọi hành vi vi phạm cần phải được công khai qua các quy trình xử lý nhằm bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế và đảm bảo tính công bằng giữa các tổ chức, cá nhân.
Tính hợp lý và chính xác: Xử phạt phải căn cứ vào mức độ vi phạm và phải được thực hiện đúng theo quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính và các điều khoản trong Nghị định 31/2026/NĐ-CP.

2.2. Thẩm quyền xử phạt

Nghị định quy định cụ thể về thẩm quyền xử phạt đối với tổ chức và cá nhân:

Cá nhân có thẩm quyền: Các cán bộ có trách nhiệm thực hiện xử phạt, như Thanh tra Sở Nội vụ hoặc cơ quan chức năng khác, phải nắm rõ mức phạt tối đa cho từng hành vi vi phạm cụ thể.
Đối với tổ chức: Hành vi vi phạm của tổ chức sẽ bị xử phạt gấp hai lần so với mức phạt tiền đối với cá nhân. Điều này nhằm đảm bảo rằng tổ chức, với quy mô lớn và nguồn lực mạnh hơn, sẽ chịu trách nhiệm lớn hơn về những hành vi sai trái.

Quy định mới về xử phạt hành chính trong lĩnh vực lưu trữ

>>> Xem thêm: Cập nhật Quy định quan trọng về việc lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ năm 2026.

3. Hậu quả của việc vi phạm quy định

3.1. Hậu quả pháp lý

Việc vi phạm quy định trong Nghị định 31/2026/NĐ-CP sẽ dẫn đến các hậu quả pháp lý như:

Xử phạt hành chính: Cá nhân và tổ chức vi phạm có thể phải đối mặt với các hình thức xử phạt nghiêm khắc, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của họ.
Tăng cường kiểm tra: Các tổ chức, cá nhân vi phạm có thể bị cơ quan chức năng tăng cường kiểm tra, theo dõi trong tương lai, điều này tạo thêm áp lực trong công việc và có thể dẫn đến những gián đoạn không mong muốn trong hoạt động.

3.2. Hậu quả về tài chính

Việc không tuân thủ quy định có thể dẫn đến chi phí pháp lý cao, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và tài chính của tổ chức. Ngoài ra, điều này cũng có thể tạo ra tâm lý không an tâm trong quá trình hoạt động lưu trữ, làm giảm hiệu quả và năng lực hoạt động của tổ chức.

4. Tác động của quy định đến ngành lưu trữ

4.1. Cải thiện chất lượng quản lý tài liệu

Nghị định 31/2026/NĐ-CP không chỉ nâng cao trách nhiệm của các tổ chức mà còn cải thiện chất lượng công tác lưu trữ trên toàn quốc. Quy định nghiêm ngặt giúp củng cố việc lưu trữ tài liệu và bảo vệ thông tin quan trọng, nhờ đó đáp ứng yêu cầu của thời đại số và xu hướng văn phòng thông minh.

4.2. Khuyến khích công nghệ trong lưu trữ

Việc quy định rõ về trách nhiệm trong lưu trữ tài liệu sẽ kích thích các tổ chức áp dụng công nghệ thông tin và giải pháp số hóa trong quá trình lưu trữ. Sự chuyển mình này không chỉ làm tăng tính hiệu quả mà còn bảo vệ tài liệu quan trọng khỏi nguy cơ hư hỏng hay mất mát.

4.3. Tăng cường ý thức tuân thủ pháp luật

Sự cảnh báo về các loại hình phạt có thể gia tăng ý thức tuân thủ pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ, từ đó tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn trong ngành lưu trữ. Điều này cũng sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ lưu trữ cho người dân và doanh nghiệp.

Quy định mới về xử phạt hành chính trong lĩnh vực lưu trữ

>>> Giải đáp: Hồ sơ công chứng được lưu trữ trong bao lâu?

Kết luận

Nghị định 31/2026/NĐ-CP quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực lưu trữ đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc nâng cao chất lượng quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ. Những quy định mới không chỉ tạo ra khung pháp lý rõ ràng mà còn khuyến khích các tổ chức và cá nhân thực hiện trách nhiệm của mình một cách nghiêm túc. Việc áp dụng các hình thức xử phạt và biện pháp khắc phục sẽ giúp tạo ra môi trường lưu trữ minh bạch và hiệu quả hơn, từ đó đáp ứng tốt hơn các yêu cầu trong thời đại số.

Nếu bạn đang tìm kiếm tư vấn hoặc hỗ trợ liên quan đến việc thực hiện các thủ tục lưu trữ tài liệu hợp pháp cũng như các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc ghé thăm văn phòng trực tiếp. Chúng tôi có đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, sẵn sàng giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định, đảm bảo rằng mọi tài liệu, hồ sơ của bạn được xử lý một cách chính xác và hợp pháp, bảo vệ quyền lợi tối ưu cho bạn trong mọi giao dịch.

>>> Xem thêm: Cấp bản sao hợp đồng đã được lưu trữ tại Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.