Thủ tục công chứng bản sao từ bản chính

19/06/2026

Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường xuyên phải sử dụng các bản sao giấy tờ để thực hiện thủ tục hành chính, giao dịch dân sự hoặc các công việc quan trọng khác. Thủ tục công chứng bản sao từ bản chính chính là giải pháp pháp lý giúp xác nhận tính xác thực của bản sao, đảm bảo giá trị sử dụng trong mọi giao dịch. Với sự phát triển của công nghệ và chuyển đổi số, thủ tục này ngày càng được đơn giản hóa, hỗ trợ công dân thực hiện nhanh chóng và thuận tiện hơn.

1. Khái niệm và quy định chung

1.1. Chứng thực bản sao từ bản chính là gì?

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền (bao gồm Văn phòng công chứng, UBND cấp xã/phường, cơ quan nhà nước) xác nhận rằng bản sao giấy tờ, văn bản được đối chiếu với bản chính và hoàn toàn trùng khớp với nội dung, hình thức của bản gốc. Đây là thủ tục hành chính quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý của các bản sao khi sử dụng trong các giao dịch dân sự, hành chính và thương mại.

Theo quy định tại Nghị định số 280/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/01/2026), thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính tiếp tục được thực hiện theo hướng đơn giản hóa, hỗ trợ công dân và doanh nghiệp tối đa. Cơ quan chứng thực có trách nhiệm kiểm tra tính xác thực của bản chính trước khi thực hiện chứng thực, đảm bảo bản sao có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong các trường hợp pháp luật quy định.

1.2. Phân biệt bản sao chứng thực và bản sao công chứng

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa bản sao chứng thực và bản sao công chứng, nhưng đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau về bản chất pháp lý và thẩm quyền thực hiện.

Tiêu chí	Bản sao chứng thực	Bản sao công chứng
Thẩm quyền	Văn phòng công chứng, UBND cấp xã/phường, cơ quan nhà nước	Văn phòng công chứng
Giấy tờ áp dụng	Giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp	Hợp đồng, giao dịch, văn bản công chứng
Xác nhận	Xác nhận bản sao trùng khớp bản chính	Công chứng viên chứng kiến ký kết
Giá trị pháp lý	Sử dụng trong thủ tục hành chính, giao dịch thông thường	Sử dụng trong các giao dịch đòi hỏi giá trị chứng cứ cao

Các sao y bản chính (thuật ngữ thường dùng trong hành chính) thực chất là cách gọi khác của bản sao chứng thực, quy trình thực hiện tương tự nhau. Tuy nhiên, "sao y" thường được hiểu là việc đánh máy hoặc photo bản sao từ bản gốc rồi mang đi chứng thực, còn "chứng thực bản sao" là thủ tục hành chính chính thức do cơ quan có thẩm quyền thực hiện.

1.3. Quy định về chứng thực bản sao từ bản chính mới nhất

Quy định về sao y bản chính mới nhất được tổng hợp từ các văn bản pháp luật hiện hành như sau:

Về thẩm quyền thực hiện:
- Văn phòng công chứng trên toàn quốc
- Ủy ban nhân dân cấp huyện/cấp phường xã
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với giấy tờ do cơ quan đó cấp
- Theo Công văn 56/CV-BTV (2026), công dân có thể thực hiện trực tuyến qua cổng dịch vụ công
Về giấy tờ yêu cầu:

Xuất trình bản chính để đối chiếu
Xuất trình CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực
Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác thực hiện)

Về phí chứng thực:

Mức phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định
Thông thường dao động từ 10.000 đến 50.000 VNĐ/bản sao tùy địa phương

Thủ tục công chứng bản sao từ bản chính

>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao từ bản chính: Toàn bộ thông tin cần biết.

2. Trường hợp được và không được chứng thực

2.1. Trường hợp được chứng thực bản sao từ bản chính

Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, các giấy tờ, văn bản sau đây được chứng thực bản sao từ bản chính:

Giấy tờ, văn bản do cơ quan nhà nước Việt Nam cấp hoặc chứng nhận
Giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp (có hợp pháp hóa lãnh sự)
Bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (phải có bản gốc đối chiếu)
Giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định
Các loại hợp đồng, giao dịch đã được công chứng hoặc chứng thực

Người yêu cầu cần xuất trình trực tiếp bản chính tại thời điểm nộp hồ sơ. Đối với một số giấy tờ đặc biệt như giấy khai sinh, giấy tờ xác định quyền sở hữu đất đai, cơ quan thực hiện chứng thực có thể yêu cầu bổ sung tài liệu chứng minh nguồn gốc.

2.2. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính

Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm:

Giấy tờ giả mạo, có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa trái phép: Bất kỳ giấy tờ nào có biểu hiện làm giả, con dấu không đúng, chữ ký không xác thực đều bị từ chối chứng thực
Giấy tờ hết hiệu lực: Các loại giấy tờ đã hết thời hạn sử dụng theo quy định pháp luật hoặc theo nội dung ghi trên giấy tờ
Giấy tờ không do cơ quan có thẩm quyền cấp: Bao gồm các bản photo tự phóng tác, bản in từ internet không có nguồn gốc xác định
Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài chưa được dịch thuật có công chứng: Trường hợp này cần thực hiện thủ tục dịch thuật công chứng trước
Giấy tờ thuộc danh mục cấm công bố theo quy định pháp luật: Một số loại giấy tờ liên quan đến an ninh quốc gia, bí mật nhà nước
Bản chính có mâu thuẫn nội dung: Khi thông tin trên bản chính không nhất quán với cơ sở dữ liệu hoặc các giấy tờ khác

Khi thuộc các trường hợp này, cơ quan thực hiện chứng thực phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối, hướng dẫn công dân khắc phục (nếu có thể).

3. Thủ tục thực hiện

3.1. Chuẩn bị hồ sơ

Để thực hiện thủ tục công chứng bản sao từ bản chính, công dân cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Bản chính cần chứng thực: Giấy tờ, văn bản gốc cần sao chép và đối chiếu
CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực: Để xác minh danh tính người yêu cầu
Giấy tờ chứng minh quan hệ (nếu yêu cầu liên quan đến người khác): Giấy ủy quyền có công chứng, giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân
Đơn yêu cầu (nếu có): Mẫu đơn theo quy định của cơ quan thực hiện

Lưu ý quan trọng: Bản chính phải còn nguyên vẹn, các thông tin rõ ràng, đặc biệt là con dấu, chữ ký và các yếu tố bảo an của giấy tờ.

3.2. Quy trình thực hiện tại Văn phòng công chứng

Bước 1: Nộp hồ sơ và xuất trình bản chính Công dân đến Văn phòng công chứng hoặc Đại diện cơ quan có thẩm quyền, nộp hồ sơ và xuất trình bản chính để đối chiếu. Công chứng viên hoặc cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính xác thực của bản chính.
Bước 2: Đối chiếu và sao chép Cán bộ thực hiện đối chiếu nội dung bản sao với bản chính, đảm bảo mọi thông tin trùng khớp về nội dung, hình thức, chữ ký, con dấu.
Bước 3: Ký xác nhận và đóng dấu Sau khi đối chiếu chính xác, cơ quan thực hiện chứng thực ký xác nhận, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu chứng thực lên bản sao. Nội dung dấu chứng thực phải ghi rõ: "Sao y bản chính", "Ngày... tháng... năm...", tên cơ quan thực hiện và ký tên.
Bước 4: Trả kết quả Công dân nhận lại bản chính và bản sao đã được chứng thực. Thời gian thực hiện thông thường trong ngày làm việc, tùy theo số lượng và độ phức tạp của giấy tờ.

3.3. Thực hiện trực tuyến qua cổng dịch vụ công

Với mục tiêu chuyển đổi số theo Nghị định số 18/2026/NĐ-CP, công dân có thể thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính điện tử qua cổng dịch vụ công quốc gia. Chứng thực bản sao từ bản chính điện tử là việc cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản, sử dụng chữ ký số và mã QR để xác thực.

Chứng thực bản sao từ bản chính điện tử là gì? Đây là hình thức chứng thực hiện đại trên môi trường điện tử, bản sao điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản sao giấy khi đáp ứng điều kiện về chữ ký số, mã xác thực theo quy định.

Đặc điểm của chứng thực bản sao điện tử:

Tích hợp mã QR để tra cứu xác thực trực tuyến
Sử dụng chữ ký số của cơ quan thực hiện
Có thể tra cứu online qua cổng thông tin điện tử
Giảm thiểu thời gian di chuyển, chi phí đi lại

Để sử dụng chứng thực bản sao từ bản chính điện tử, công dân cần đăng ký tài khoản trên cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn), thực hiện xác thực tài khoản bằng CMND/CCCD và số điện thoại đã đăng ký, sau đó nộp hồ sơ điện tử theo hướng dẫn.

Thủ tục công chứng bản sao từ bản chính

>>> Tìm hiểu: Chứng thực bản sao online: Hướng dẫn chi tiết theo quy định mới.

4. Thời hạn và giá trị sử dụng

Chứng thực bản sao từ bản chính có thời hạn không?

Đây là câu hỏi được nhiều người quan tâm. Theo quy định pháp luật hiện hành, bản sao chứng thực không có quy định về thời hạn sử dụng cụ thể. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của bản sao chứng thực phụ thuộc vào:

Hiệu lực của bản chính: Nếu bản chính hết hiệu lực hoặc bị thu hồi, hủy bỏ thì bản sao chứng thực cũng mất giá trị tương ứng
Quy định riêng của từng loại giấy tờ: Một số giấy tờ có quy định thời hạn sử dụng riêng (như giấy phép lái xe, hộ chiếu), do đó bản sao cũng chỉ có giá trị trong thời hạn đó
Yêu cầu của cơ quan sử dụng: Một số cơ quan, tổ chức có thể yêu cầu bản sao chứng thực trong thời gian gần đây (thường là 3-6 tháng)

Vì vậy, dù pháp luật không quy định thời hạn cụ thể cho bản sao chứng thực, công dân nên kiểm tra lại nếu bản sao đã qua thời gian dài hoặc có sự thay đổi về quy định pháp luật liên quan.

5. Dịch vụ công chứng tại Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ

Để đảm bảo thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện nhanh chóng, chính xác và thuận tiện, Quý khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ - đơn vị uy tín với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng, chứng thực.

Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ cung cấp đầy đủ các dịch vụ:

Chứng thực bản sao từ bản chính các loại giấy tờ
Chứng thực bản dịch tiếng nước ngoài
Công chứng hợp đồng, giao dịch
Tư vấn pháp lý các thủ tục hành chính liên quan

Với đội ngũ công chứng viên chuyên nghiệp, quy trình nhanh gọn, Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ cam kết mang đến cho Quý khách hàng trải nghiệm dịch vụ chu đáo, tận tâm và đảm bảo đúng quy định pháp luật.

Liên hệ tư vấn và thực hiện thủ tục: Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp hoặc để lại thông tin để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.

Thủ tục công chứng bản sao từ bản chính

>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao ở đâu?

Các câu hỏi thường gặp về Thủ tục công chứng bản sao từ bản chính

1. Bản sao chứng thực có giá trị pháp lý như bản chính không?

Bản sao chứng thực có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong hầu hết các giao dịch dân sự và thủ tục hành chính. Tuy nhiên, đối với một số giao dịch đặc biệt (như thế chấp tài sản, khởi kiện tại tòa án), cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu xuất trình bản chính đối chiếu.

2. Tôi có thể ủy quyền cho người khác thực hiện chứng thực thay không?

Có thể. Người được ủy quyền cần mang theo giấy ủy quyền có công chứng hoặc chứng thực, kèm theo CMND/CCCD của cả người ủy quyền và người được ủy quyền.

3. Mất bao lâu để hoàn thành thủ tục chứng thực?

Thông thường, thủ tục hoàn thành trong ngày làm việc. Đối với các trường hợp phức tạp hoặc số lượng nhiều, có thể mất 2-3 ngày làm việc.

4. Phí chứng thực bản sao là bao nhiêu?

Phí chứng thực do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định, thường dao động từ 10.000 đến 50.000 VNĐ/bản sao tùy từng địa phương và loại giấy tờ.

5. Giấy tờ nước ngoài có thể chứng thực bản sao tại Việt Nam không?

Có thể, nhưng cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước khi chứng thực. Sau đó, bản dịch tiếng Việt phải được công chứng bởi cơ quan có thẩm quyền.

6. Chứng thực bản sao điện tử có được chấp nhận ở đâu?

Chứng thực bản sao điện tử được chấp nhận tại các cơ quan hành chính, tổ chức tín dụng và nhiều giao dịch khác khi hệ thống điện tử của họ tích hợp tính năng tra cứu xác thực. Tuy nhiên, một số cơ quan vẫn yêu cầu bản sao giấy.

7. Làm thế nào để tra cứu bản sao chứng thực có hợp lệ?

Đối với bản sao chứng thực điện tử, Quý vị có thể quét mã QR trên bản sao để tra cứu thông tin xác thực trên cổng thông tin điện tử của cơ quan thực hiện. Đối với bản sao giấy, có thể liên hệ trực tiếp cơ quan đã thực hiện chứng thực để xác minh.

Kết luận

Thủ tục công chứng bản sao từ bản chính là nhu cầu phổ biến nhưng đóng vai trò quan trọng trong đời sống pháp lý của mỗi công dân. Việc nắm vững quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và lựa chọn đơn vị thực hiện uy tín sẽ giúp bạn hoàn thành thủ tục một cách trọn vẹn, tránh mất thời gian và chi phí không đáng có.

Nếu bạn cần tư vấn hoặc thực hiện thủ tục chứng thực bản sao, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc ghé thăm văn phòng trực tiếp để được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp và đảm bảo đúng quy định pháp luật. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành và giải đáp mọi thắc mắc của Quý khách hàng.

>>> Cập nhật: Phí chứng thực bản sao từ bản chính mới nhất.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí Dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.

4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.

5. Xem thêm…