Khi nào cần kê khai thuế thu nhập cá nhân?

03/04/2025

Kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những nghĩa vụ quan trọng của cá nhân và tổ chức thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam. Để hiểu rõ về quy trình này, cũng như khi nào cần kê khai thuế thu nhập cá nhân, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về các tình huống và quy định liên quan.

1. Kê khai thuế TNCN là gì?

Kê khai thuế TNCN là quá trình mà cá nhân nộp thuế thông báo với cơ quan thuế về tổng thu nhập của mình trong năm tài chính. Qua quá trình này, cá nhân có quyền tự kê khai hoặc ủy quyền cho tổ chức hoặc đơn vị trả thu nhập kê khai thay.

Việc kê khai không chỉ giúp cá nhân thực hiện nghĩa vụ tài chính với nhà nước mà còn là căn cứ để xác định mức thuế phải nộp, cũng như tính toán các khoản thuế được hoàn hoặc bù trừ.

1.1. Ai cần kê khai thuế TNCN?

Theo quy định, những đối tượng cần thực hiện kê khai thuế TNCN bao gồm:

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.
Cá nhân trực tiếp quyết toán nếu có số phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa.
Cá nhân nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam cũng cần khai thuế trước khi xuất cảnh.

1.2. Hậu quả khi không kê khai thuế TNCN

Nếu cá nhân không thực hiện kê khai thuế sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 2 triệu đến 25 triệu đồng tùy thuộc vào số ngày chậm kê khai. Ngoài ra, người nộp thuế sẽ không được hoàn trả lại thuế đã nộp thừa hoặc bù trừ vào kỳ tiếp theo.

2. Khi nào cần kê khai thuế TNCN?

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân cần thực hiện kê khai thuế TNCN theo các phương thức khác nhau, căn cứ vào mức thu nhập và loại thu nhập. Dưới đây là phân tích chi tiết về bốn trường hợp kê khai chính:

2.1. Kê khai theo tháng

Kê khai thuế TNCN theo tháng là phương thức thông thường áp dụng cho cá nhân và tổ chức có nghĩa vụ nộp thuế. Các trường hợp bắt buộc kê khai theo tháng bao gồm:

Người nộp thuế có thu nhập hàng tháng từ tiền lương, tiền công vượt quá 11 triệu đồng: Đặc biệt, đối với cá nhân không có người phụ thuộc, bất kể là họ nhận thu nhập từ một nơi hay nhiều nơi.
Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho nhiều cá nhân khác: Các tổ chức này có trách nhiệm kê khai và nộp thuế TNCN theo tháng.
Cá nhân có thu nhập không ổn định: Ví dụ như những người lao động tự do có thu nhập từ các hợp đồng ngắn hạn, công việc không cố định, cũng phải kê khai thuế theo tháng.

2.2. Kê khai theo quý

Kê khai thuế TNCN theo quý thường áp dụng khi:

Cá nhân có thu nhập không đều hoặc tổng doanh thu thấp: Nếu tổng doanh thu năm trước của cá nhân hoặc tổ chức không vượt quá 50 tỷ đồng và thỏa mãn các điều kiện quy định, họ có thể chọn kê khai theo quý.
Người nộp thuế thuộc diện kê khai giá trị gia tăng theo quý: Những người đang kê khai thuế giá trị gia tăng cũng có thể lựa chọn kê khai TNCN theo quý.
Cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên và không muốn kê khai từng tháng: Điều này giúp giản lược quy trình và giảm bớt khối lượng công việc trong các tháng có thu nhập ổn định.

2.3. Kê khai theo năm

Kê khai thuế TNCN theo năm yêu cầu thực hiện trong các trường hợp sau:

Cá nhân làm đại lý xổ số hoặc bảo hiểm: Nếu họ chưa khấu trừ thuế trong năm nhưng xác định đến cuối năm có mức thu nhập phải nộp thuế.
Cá nhân không phát sinh thuế trong năm: Có thể là do tổng thu nhập chưa đạt đến mức cần nộp thuế theo quy định nhưng vẫn phải kê khai để xác định tình trạng thuế.
Người nộp thuế có thu nhập nổi bật trong năm: Những cá nhân đang trong giai đoạn chuyển đổi nghề nghiệp hoặc những người làm công việc mang tính đột xuất cần lưu ý đến thời điểm khai thuế của mình.

Khi nào cần kê khai thuế thu nhập cá nhân?

>>> Tìm hiểu: Mức đóng thuế thu nhập cá nhân theo cập nhật mới nhất.

2.4. Kê khai theo từng lần phát sinh

Kê khai từng lần phát sinh áp dụng cho những khoản thu nhập không đều hoặc không thường xuyên, như:

Thu nhập từ chuyển nhượng tài sản: Bao gồm bất động sản, chuyển nhượng vốn, bản quyền, giải thưởng, và thừa kế.
Người nhận thừa kế hoặc quà tặng: Trường hợp này cũng yêu cầu kê khai ngay sau thời điểm nhận thu nhập.
Cá nhân có các giao dịch phát sinh một lần và cần phải nộp thuế: Chẳng hạn như trúng thưởng xổ số.

3. Tiêu chí để kê khai thuế TNCN theo quý

Để cá nhân có thể lựa chọn kê khai thuế TNCN theo quý, cần thỏa mãn các tiêu chí nhất định:

Khái niệm về doanh thu: Nếu có tổng doanh thu bán hàng hóa và dịch vụ năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống, cá nhân có thể kê khai thuế GTGT theo quý.
Khai thuế giá trị gia tăng: Nếu cá nhân là doanh nghiệp hoặc có thu nhập từ nhiều nơi nhưng doanh thu thấp, họ hàng năm có thể quyết định kê khai theo quý.
Tính ổn định: Khi mới bắt đầu kinh doanh, cá nhân có thể lựa chọn kê khai theo quý trong năm đầu tiên để tránh quá tải công việc kế toán.

4. Hướng dẫn kê khai thuế TNCN

4.1. Kê khai trực tiếp

Cá nhân có thể tới cơ quan thuế nơi cư trú để thực hiện kê khai trực tiếp. Hồ sơ cần có bao gồm:

Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/QTT-TNCN).
Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
Bản sao các chứng từ chứng minh thuế đã khấu trừ, nếu có.

4.2. Kê khai online

Người nộp thuế có thể thực hiện kê khai online thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế:

Truy cập vào cổng thông tin điện tử.
Đăng nhập tài khoản và chọn chức năng kê khai thuế.
Điền đầy đủ thông tin cần thiết theo mẫu nhé.
Kết xuất tờ khai dưới định dạng XML, in ra và nộp hồ sơ tại cơ quan thuế.

4.3. Thời hạn kê khai

Thời gian kê khai thuế TNCN được quy định như sau:

Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý.
Quyết toán thuế TNCN: Cá nhân phải thực hiện trước ngày 30/4 năm sau.

Khi nào cần kê khai thuế thu nhập cá nhân?

>>> Tìm hiểu về: Công cụ tính thuế thu nhập cá nhân chính xác.

Kết luận

Việc kê khai thuế TNCN không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là trách nhiệm công dân đối với ngân sách nhà nước. Với các thông tin được cung cấp, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về khi nào cần kê khai thuế thu nhập cá nhân.

Nếu bạn cần thêm thông tin và sự hỗ trợ trong quá trình kê khai thuế, hãy liên hệ với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc ghé thăm văn phòng trực tiếp. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ tư vấn và hướng dẫn tận tình giúp bạn thực hiện quy trình kê khai thuế một cách chính xác và hiệu quả nhất.

>>> Cập nhật: Mức phạt thuế thu nhập cá nhân theo quy định mới nhất.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.