Chứng thực điện tử như thế nào?

15/11/2024

Trong thời đại số hóa hiện nay, chứng thực điện tử đang trở thành một phần quan trọng trong việc xác thực thông tin và bảo mật giao dịch trực tuyến. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ chứng thực điện tử là gì, quy trình thực hiện, lợi ích, cũng như giá trị pháp lý và những lưu ý cần biết khi sử dụng dịch vụ này.

1. Chứng thực điện tử là gì?

Chứng thực điện tử là quy trình xác minh danh tính người dùng và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu thông qua các công nghệ điện tử. Điều này cho phép người gửi và nhận thông tin trực tuyến có thể xác thực rằng thông tin được gửi đi không bị thay đổi và xuất phát từ nguồn đáng tin cậy. Chứng thực điện tử thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại điện tử, hợp đồng điện tử, và các tài liệu cần tính pháp lý.

2. Giá trị pháp lý của chứng thực bản sao điện tử

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:

Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp.
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

Dù là hình thức trực tuyến, chứng thực điện tử vẫn do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện, đảm bảo có giá trị pháp lý. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, các thủ tục hành chính được thực hiện trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định pháp luật.

Chứng thực điện tử

>>> Phân biệt: Sự khác nhau giữa chứng thực và công chứng

2. Quy trình chứng thực điện tử

Cá nhân hoặc tổ chức có thể thực hiện chứng thực điện tử thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập và chọn dịch vụ

Truy cập vào website Cổng dịch vụ công quốc gia, đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản. Sau đó, chọn mục “Dịch vụ công trực tuyến”.

Bước 2: Lựa chọn dịch vụ chứng thực

Nhấn vào mục “Dịch vụ công nổi bật” và chọn “Xem tất cả dịch vụ công nổi bật” để tìm các dịch vụ chứng thực phù hợp với nhu cầu của bạn.

Bước 3: Điền thông tin hồ sơ

Chọn dịch vụ chứng thực mà bạn muốn thực hiện và điền các thông tin cần thiết theo yêu cầu của phần mềm. Đảm bảo rằng mọi thông tin trong hồ sơ đều chính xác và đầy đủ.

Bước 4: Chọn cơ quan chứng thực

Lưu ý rằng hiện tại chỉ có Ủy ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng Tư pháp là các cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực. Chọn cơ quan phù hợp và ấn vào nút “Đồng ý” để tiếp tục.

Bước 5: Đặt lịch hẹn

Chọn ngày và giờ hẹn cụ thể để thực hiện chứng thực. Xác nhận thông tin và ấn vào mục “Đặt lịch hẹn”. Bạn sẽ nhận được thông báo về lịch hẹn đã được xác nhận.

Bước 6: Nhận kết quả

Đối với các cá nhân, tổ chức đã có tài khoản trên Cổng dịch vụ công, sau khi hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản của bạn.

Kiểm tra đúng lịch hẹn để nhận kết quả. Sau khi nhận được kết quả, bạn cần tải file chứng thực điện tử về và sử dụng bản sao điện tử đó cho các giao dịch yêu cầu hồ sơ điện tử.

Chứng thực điện tử

>>> Tìm hiểu về: Công chứng trực tuyến - online

3. Lợi ích của chứng thực điện tử

Tiết kiệm thời gian: Chứng thực điện tử giúp giảm bớt quy trình xử lý giấy tờ truyền thống, tiết kiệm thời gian cho cả người gửi và nhận tài liệu.
Bảo mật cao: Hệ thống chứng thực điện tử thường đi kèm với các biện pháp bảo mật cao, bao gồm mã hóa và xác thực hai yếu tố, giúp bảo vệ thông tin khỏi sự xâm nhập trái phép.
Tính pháp lý: Tài liệu được chứng thực điện tử có giá trị pháp lý tương đương với tài liệu được ký tay, từ đó đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho các bên liên quan.
Dễ dàng quản lý: Việc lưu trữ tài liệu điện tử giúp dễ dàng truy cập và quản lý tài liệu mọi lúc mọi nơi.

4. Những lưu ý khi sử dụng chứng thực điện tử

Chọn đơn vị cung cấp đáng tin cậy: Khi sử dụng dịch vụ chứng thực điện tử, hãy đảm bảo rằng bạn lựa chọn các công ty hoặc tổ chức có uy tín và được pháp luật công nhận.
Kiểm tra thông tin đầu vào: Đảm bảo rằng mọi thông tin bạn cung cấp đều chính xác để tránh các rắc rối không đáng có.
Bảo mật chữ ký điện tử: Bảo vệ thông tin chữ ký điện tử của bạn bằng cách không chia sẻ với người khác hoặc lưu trữ trong các hệ thống không an toàn.

>>> Tìm hiểu thêm: Chứng thực chữ ký và quy trình theo quy định

Chứng thực điện tử

Chứng thực điện tử đang trở thành một giải pháp quan trọng trong việc xác thực thông tin và đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch trực tuyến. Việc nắm rõ quy trình và lợi ích của chứng thực điện tử sẽ giúp bạn thực hiện các giao dịch một cách hiệu quả và an toàn hơn.

Nếu bạn cần hỗ trợ trong lĩnh vực chứng thực điện tử hoặc các dịch vụ công chứng khác, hãy liên hệ với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề pháp lý. Hãy gọi cho chúng tôi qua số 0966.22.7979 hoặc ghé thăm văn phòng để được phục vụ tận tình!

>>> Tham khảo: Phí chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản tại UBND phường

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.